Nicht nur Bekanntheiten wie Bill Clinton oder Benjamin Franklin schwören auf die berühmte Methode. Auch viele Unternehmer greifen häufig zu einer To-do-Liste. Und doch gibt es Zeichen dafür, dass sie offenbar nicht für jeden hilfreich sind. 41 Prozent der To-dos, die Nutzer 2012 in der App „I Done This“ erstellten, wurden laut Herstellerangaben niemals abgehakt. Autor und Berater Kevin Kruse schreibt: „Millionäre benutzen keine To-do-Listen“. Er habe über 200 erfolgreiche Menschen zum Thema Zeitmanagement interviewt – und „keiner von ihnen hat je eine To-Do-Liste erwähnt“.Mit diesem Ergebnis, belegt er seine Aussage.

Folgende Schwächen von To-do-Listen nennt Kevin Kruse in seinem Beitrag:

Die 3 Schwächen der To-do-Liste

1. To-do-Listen unterscheiden nicht zwischen wichtig und dringend.

Eine To-do-Liste ist am schnellsten gemacht, wenn man alle Aufgaben untereinander schreibt. Doch hier wird oft vergessen, die Priorität der To-dos richtig einzuordnen. „Unser Impuls ist es, das Dringende zu erledigen und das Wichtige zu ignorieren“, schreibt Kruse.

2. To-do-Listen sorgen für Stress.

Je mehr Aufgaben auf der Liste stehen, desto höher steigt unser Stresspegel. Die Gedanken springen unkontrolliert von einer unerledigten Aufgabe zur anderen und man verliert dabei schnell den Überblick.

3. To-do-Listen kalkulieren den Zeitfaktor nicht mit ein.

Die Zeit die man für die Erledigung der Aufgaben einplanen muss wird oft unterschätzt und hat zur Folge, dass sich oft als Erstes um die Dinge gekümmert wird, die schnell erledigt sind. Komplizierte Aufgaben werden jedoch somit aufgeschoben und schlimmstenfalls nie fertiggestellt.

Kalender statt To-do-Liste – so funktioniert’s

Für die Arbeit mit dem Kalender hat Kruse drei Tipps:

1. Mit Minuten knausern.

Das Eintragen von To-dos in den Kalender ist oft sehr zu durchdenken. Man muss genau überlegen, wie viel Zeit man für welche Aufgabe blocken soll. Hier warnt Kevin Kruse davor, Zeitfenster üppig zu dimensionieren. Das verschwendet kostbare Zeit. Am Besten ist es, die Voreinstellung für Termine im Onlinekalender anzupassen: „Wenn die Standardeinstellung 15 Minuten beträgt, werden Sie automatisch feststellen, dass Sie jeden Tag mehr Aufgaben übernehmen können.“

2. Blocker setzen.

Nicht jede Aufgabe sollte wahllos in den Kalender eingetragen werden. Denn so erscheint dasselbe Problem wie bei der To-do-Liste und der Kalender quillt über. Wichtige Prioritäten werden übersehen oder bleiben liegen. Kruses Rat lautet daher: „heilige Zeitblöcke vorplanen“ für das, was Priorität hat. Auch für Privates, etwa Sport oder den Abend mit Freunden, sollte man von Anfang an Zeitfenster blocken, rät er.

3. Alles terminieren.

„Was geplant ist, wird tatsächlich erledigt“, verspricht Kruse. Er empfiehlt, sogar Mini-Aufgaben wie „Meine Schwester zurückrufen“ nicht auf einem Zettel zu notieren, sondern direkt in den Kalender einzutragen. Regelmäßige Tätigkeiten sollten mit festen Zeitfenstern in Kalendern terminiert werden. So setzt man automatisch mehr Prioritäten auf die wirklich wichtigen Dinge.

(Quelle: www.impulse.de)

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