1. Dokument-Favoriten
Dokumentenvorlagen, welche Sie in CAS genesisWorld häufig verwenden, können Sie in Ihren Client-Einstellungen als Favoriten („Extras“ – „Einstellungen“ – „Dokumente“ – „Favoriten“) hinterlegen. Die gewünschten Vorlagen stehen Ihnen anschließend über den Schnellzugriff „Dokument anlegen“ zur Verfügung. Dadurch sparen Sie sich Klicks und Zeit!
2. Dokumente im CAS genesisWorld Navigator
Dank der vielen Filtermöglichkeiten in CAS genesisWorld können Sie sich Ihre wichtigsten Dokumente in einer Navigatoransicht anzeigen lassen. Sie möchten z.B. alle Kundenverträge schnell griffbereit haben? Mit einer Navigatoransicht werden Ihnen diese mit nur einem Mausklick angezeigt. Diese Funktionen lassen sich ebenso im Aktennavigator anwenden.
mpl-Tipp: Wenn Sie mit mehreren Dokumenten-Ansichten arbeiten möchten, erstellen Sie einen oder mehrere Ordner, in dem Sie dann Ihre Ansichten (z.B.: „Alle Belege“, „Alle Verträge“,…) ablegen können.
3. Archivieren von Dokumenten per „Drag-and-drop“
Auch das Importieren und Verknüpfen von neuen Dokumenten wird Ihnen in CAS genesisWorld leicht gemacht. Öffnen Sie den Datensatz in CAS genesisWorld (dies kann eine Adresse, ein Projekt, ein Termin, etc. sein), mit dem Sie Ihre neuen Dokumente verknüpfen möchten. Ziehen Sie Ihre Dokumente (auch mehrere gleichzeitig) auf den geöffneten Datensatz in CAS genesisWorld. Die Dokumente werden sofort in CAS genesisWorld angelegt und mit dem gewünschten Datensatz direkt verknüpft.
mpl-Tipp: Wenn Sie mit der Baumstruktur in CAS genesisWorld arbeiten, dann können Sie die Dokumente auch direkt dort an die gewünschte Stelle „abwerfen“ und schon ist es perfekt abgelegt.
4. Versionieren von Dokumenten per „Drag-and-drop“
Wenn Sie den Inhalt eines Dokuments in CAS genesisWorld durch ein lokal gespeichertes Dokument ersetzen möchten, können Sie eine neue Dokumentenversion erstellen:
Variante 1: Öffnen Sie hierzu das Datensatzfenster des bestehenden Dokumentes in CAS genesisWorld und klicken Sie auf die Registerkarte „Baum“. Ziehen Sie das neue Dokument anschließend auf den bestehenden Datensatz in der Baumansicht und erzeugen Sie eine neue Version.
Variante 2: Im CAS genesisWorld-Dokument kann man unter „Extras/Archivdatei überschreiben“ über den Windows-Explorer auch eine neue Version einspielen. Hier muss aber auf dem Register „Versionen“ der Haken gesetzt sein „Automatisch beim Speichern Version erstellen“.
Beider Vorteil: Die ursprüngliche Dokumentenversion kann jederzeit eingesehen und/oder wiederhergestellt werden.
5. Schnellzugriff für das CAS Word Add-In
Um die Seriendruckfelder in einem Dokument mit den CAS genesisWorld-Daten zu befüllen, nutzen Sie in Microsoft Word das Register „CAS Word Add-In“ und die Funktion „Serienbrief erstellen“. Um sich auch hier Klicks und Zeit zu sparen, können Sie sich diese Funktion als Schnellzugriff in Microsoft Word speichern. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Funktion „Serienbrief erstellen“ und bestätigen Sie „Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“.
6. Dateien exportieren, bearbeiten und zurückspielen
Sie möchten ein in CAS genesisWorld archiviertes Dokument extern bearbeiten und die geänderte Version wieder im Dokumentenarchiv speichern?
Öffnen Sie hierzu das Dokument, klicken Sie im Datensatzfenster auf „Extras“ und „Archivdatei exportieren“ und wählen Sie den Speicherort aus. Nun können Sie die exportierte Datei lokal bearbeiten. Auf die gleiche Weise legen Sie die veränderte Version wieder im Dokumentenarchiv ab. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Archivdatei überschreiben“ und wählen Sie Ihre aktualisierte Datei aus.
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