Die E-Mail-Flut in den Griff bekommen!

Beim Blick in das E-Mail-Postfach kann so manchen Leuten schon etwas schwindelig werden: Pausenlos gehen neue Nachrichten ein und einige liegen seit einer gefühlten Ewigkeit unbeantwortet im Posteingang.

Einer aktuellen Studie zufolge, kostet jeder Blick in den Posteingang eine gute Minute, bevor man sich wieder seinem eigentlichen Geschäft widmen kann. Bei durchschnittlich etwa 100 E-Mails je Arbeitstag, verbringen Sie je Woche nahezu 9 Stunden mit der Verwaltung Ihres E-Mail-Postfaches.

Deshalb gelten E-Mails mit als der größte Zeitdieb. Sie sind mit dafür verantwortlich, dass jährlich etliche wertvolle Arbeitsstunden investiert werden müssen, um den eigenen Posteingang zu verwalten.

Es ist also höchste Zeit, die E-Mail-Flut in den Griff zu bekommen und dem Zeitraub ein Ende zu setzen.

 

Tipps für den Absender

1. Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten

Vermeiden Sie Ping-Pong-Spiele mit Ihren E-Mails. Überlegen Sie sich, ob ein persönliches Gespräch in gewissen Fällen nicht doch zielführender ist. Sie sparen sich nicht nur die Zeit, die Sie mit der Bearbeitung der E-Mails aufgewendet hätten, sondern vermeiden außerdem Missverständnisse und ggf. lassen sich Entscheidungen einfacher herbeirufen.Setzen Sie E-Mails bewusster ein und Ihr digitaler Stress wird sich abbauen.

 

2. Schulwissen kann E-Mails retten

Genau wie Sie sich um die korrekten Formulierungen in Geschäftsbriefen bemühen, gilt das genauso für den Inhalt Ihrer E-Mails. Denn letztendlich handelt es sich bei einer E-Mail auch um einen Brief. Beginnend von der Betreffzeile. Sie drückt kurz und knapp aus, um was es in Ihrer E-Mail geht. „Kurz und knapp“ ist hierbei das Stichwort: Sie sollten keine ellenlange Texte formulieren, sondern kurz und prägnant darstellen, was Sie dem Empfänger mitteilen möchten.

Nicht zu vernachlässigen ist ebenfalls die Rechtschreibung. Dazu gehört übrigens auch die korrekte Groß- und Kleinschreibung.

Die CRM-Lösung CAS genesisWorld bietet für diesen Fall eine im E-Mail-Client integrierte Rechtschreibprüfung, die vor jedem E-Mail-Versand aktiviert werden kann.

Nicht unwichtig ist auch, dass Sie den Anhang Ihrer E-Mail überprüfen: Auch hier gibt es Regeln und Größen, welche zu beachten sind.

Die Qualitätsansprüche an Ihre E-Mails sollten nicht von denen abweichen, die Sie auch an Ihre Geschäftsbriefe ansetzen. Damit beweisen Sie nicht nur Ihre Kompetenz, sondern sorgen auch dafür, dass Ihre E-Mails einfacher und vor allem richtig verstanden werden.

 

3. Nicht jeder muss alles wissen: Finger weg von der «Kopie»

Überlegen Sie sich gut, wen Sie in einer E-Mail in Kopie setzen. Das beliebte "CC:"-Feld ähnelt all zu häufig einem "ich wasche meine Hände in Unschuld, wenn etwas schief geht"-Feld, wenn man grundsätzlich seinen Vorgesetzten an jeder Mail teilhaben lässt. Die Möglichkeit hinterher sagen zu können, dass man über jeden Schritt informiert hat, kann schnell zu einem Teufelskreis ausarten. Setzen Sie Ihre Kollegen also nur in Kopie, wenn ausdrücklich darum gebeten wird.

 

Tipps für den Empfänger

1. Trennen Sie sich von unnötigem E-Mail-Balast!

Was Sie zuerst tun sollten: Kündigen Sie alle für Sie uninteressanten oder nur bedingt interessanten Newsletter. Ausgenommen hiervon ist natürlich unser mpl-Newsletter... ;-)

Deaktivieren Sie Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken, die Sie nicht benötigen. Allein dadurch wird bei nicht wenigen die Flut der E-Mails erheblich eingedämmt.

Reden Sie mit Ihren Kollegen, die Sie oft CC: setzen, dass Sie diese E-Mails nicht mehr lesen werden. Machen Sie es telefonisch – und bleiben Sie freundlich.

 

2. Stellen Sie Ihren persönlichen Türsteher richtig ein

Der Spam-Filter – Dieses außerordentlich nützliche Tool hält alle unnötigen E-Mails von Ihrem Posteingang fern. Wenden Sie sich am besten an Ihren IT-Dienstleister, um eine optimale Konfiguration zu erarbeiten, welche Sie von ungewollten E-Mails schützt und trotzdem alles Wichtige durchlässt.

 

3. Organisation ist alles – dies gilt auch im Posteingang

Organisieren Sie ihren E-Mail-Eingang. Richten Sie sich wenige Arbeitsordner ein, in denen Sie Ihre E-Mails nach Prioritäten ablegen. Zum Beispiel könnte ein Ordner für wichtige E-Mails gedacht sein, die noch heute bearbeitet werden müssen. Die E-Mails, die noch bis morgen warten können, könnten Sie in einen separaten Ordner ablegen. Idealerweise setzen Sie sich dann noch feste Blockzeiten zur Bearbeitung der E-Mails, damit Sie die E-Mail-Flut nicht mehr von der produktiven Arbeit abhält.

 

In CAS genesisWorld haben Sie sogar die Möglichkeit, direkt aus der E-Mail heraus, offene Aufgaben oder Telefonate zu erstellen.

Der Posteingang sollte nicht mehr als einmal je Stunde gesichtet werden – am besten Sie schauen nur maximal zwei bis drei Mal rein. Deaktivieren Sie automatische E-Mail-Hinweise wie Pop-Up-Fenster oder Töne auf neue E-Mails. Diese lenken Sie nur unnötig von der Arbeit ab.

 

4. Antworten Sie zeitnah, aber auch nicht immer sofort

Niemand erwartet von Ihnen bei einer E-Mail eine sofortige Antwort. Dennoch sollten Sie innerhalb der nächsten 24 Stunden auf die E-Mail reagieren. Alles, was eine Bearbeitungszeit von 5 Minuten überschreitet, sollte in einem Schwung mit anderen E-Mails beantwortet werden. Letzteren machen Sie ersichtlich, dass die E-Mail angekommen ist und die Bearbeitung zu einem gegebenen Zeitpunkt erfolgt. Idealerweise bereitet man hierfür eine Standard-Vorlage vor, um auch hier wieder wertvolle Zeit zu sparen.

Sollte es wirklich ein dringender Fall sein, kann man es mit Sicherheit als angemessen sehen, diese auch außerhalb Ihrer regulären Arbeitszeiten zu beantworten. Aber muss es wirklich jede E-Mail sein? Sie berauben sich somit nicht nur Ihrer eigenen Freizeit, sondern gewöhnen die anderen daran, dass Sie das in Kauf nehmen.

Zuletzt sollten Sie eine Abwesenheitsmeldung aktivieren, wenn Sie längere Zeit zum Beispiel wegen einer Geschäfts- oder Urlaubsreise außer Haus sind.

 

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