E-Mails, E-Mails und noch mehr E-Mails. Virtuelle Nachrichten trudeln inzwischen im Minutentakt ein und detonieren mit Vorliebe mitten in unseren Konzentrationsphasen. Ursprünglich dazu gedacht, die Kommunikation zu vereinfachen, sind E-Mails im Berufsalltag zu wahren Zeitfressern herangewachsen.
Die Mail-Flut ist derart angestiegen, dass sie nicht nur Zeit kostet, sondern auch Stress und Krankheiten verursacht. Immer mehr Menschen leiden unter der wachsenden Belastung durch zu viele Mails.
Was uns häufig nicht klar ist: Unabhängig von unserer Aufgabe, sind E-Mails grundsätzlich immer eine Störung. Jedes Abrufen unseres E-Mail-Postfaches stellt eine Ablenkung dar. Denn jede E-Mail, der wir uns widmen, bedeutet, dass wir gerade auf der To do-Liste eines Anderen stehen. Während wir E-Mails beantworten, reagieren wir damit lediglich auf Störungen von außen.
Als Experte für Produktivität warne ich davor, sich vom Diktat des Dringlichen täuschen zu lassen. Ich bin mir sicher, dass sich niemand am Ende seines Lebens auf dem Sterbebett liegend wünscht, er hätte mehr Zeit für die Beantwortung seiner Mails aufbringen sollen. Daher habe ich einige einfache, aber effektive Strategien entwickelt, die es ermöglichen, wieder selbstbestimmt zu agieren.
Gewinnen Sie wertvolle Lebenszeit zurück
Das häufige Abrufen von E-Mails, oft noch nach dem zu Bett gehen und schon vor dem Aufstehen, hat sich zu einem enormen Zeitfresser entwickelt. Mit der permanenten Erreichbarkeit durch Smartphone und Co. wächst der Druck, schnell antworten zu müssen. Dabei ist die Wirkungslosigkeit von Multitasking längst bewiesen. Wissenschaftlichen Studien zufolge raubt jede E-Mail für mindestens 15 Minuten die Konzentration und mindert unseren Intelligenzquotienten im Durchschnitt um 10 Prozentpunkte.
Darum empfehle ich: „Disziplinieren Sie sich! Gehen Sie auf eine strikte Informations-Diät und konzentrieren Sie sich auf Ergebnis-Output statt Informations-Input!“: Ob es Ihnen gelingt, in Zukunft wertvolle Lebenszeit zurückzugewinnen, wird im Wesentlichen davon abhängen, ob Sie in der Lage sind, sich selbst zu disziplinieren. Sich vom Posteingang fern zu halten, ist Ihre Hauptaufgabe. Hier vier wesentliche Strategien, um diese Herausforderung zu meistern.
Vier Schritte zum leeren Posteingang
1. Widerstehen Sie dem Impuls
Für den Fall, dass Sie längere Zeit konzentriert am Stück arbeiten wollen, deaktivieren Sie den automatischen Abruf von E-Mails und vor allem die Pop Up-Benachrichtigungen sowie den Sound beim Eintreffen neuer Nachrichten. Am besten installieren Sie eine Barriere: Was auch immer es Ihnen schwerer macht, Ihre Mails zu checken – setzen Sie es ein.
2. Keine E-Mails am Vormittag
Beginnen Sie Ihren Arbeitstag grundsätzlich nicht mit dem Abrufen von Mails, sondern mit Ihrer wichtigsten Aufgabe, die Sie sich für diesen Tag vorgenommen haben. Erst mittags oder nachmittags machen Sie sich dann an die Bearbeitung Ihrer Mails.
3. Blockweise Bearbeitung
Rufen Sie Ihre E-Mails stattdessen manuell zu wenigen, festgelegten Blöcken ab. Arbeitswissenschaftler raten zu zwei bis vier Blöcken pro Tag. Führen Sie diese Blöcke grundsätzlich zu klar festgesetzten Zeiten durch. Rufen Sie neue Nachrichten en bloc beispielsweise um 11.30 und 16.30 Uhr ab. Legen Sie im Vorfeld eine feste Dauer zur Bearbeitung Ihrer E-Mails fest und bleiben Sie strikt und ohne Ausnahme innerhalb dieses vorgegebenen Zeitrahmens. Am besten stellen Sie sich einen Timer. Gehen Sie während dieser Zeit alle Mails durch. Mein empfohlener Zeitrahmen beträgt 45 Minuten, Ihre Bearbeitungszeit kann aber je nach Mailaufkommen variieren.
4. Reagieren Sie direkt, wo es nötig ist
Oft denken wir, dass wir auf jede Mail reagieren müssen. Das stimmt nicht. Löschen Sie soweit irgend möglich alle unwichtigen Mails. Fragen Sie sich: „Was ist das Schlimmste, das passieren kann, wenn ich diese Nachricht lösche?“ Wenn die Antwort nicht allzu schwerwiegende Folgen hat, löschen Sie die E-Mail und machen Sie weiter. Sie können nicht auf alles antworten. Wählen Sie einfach die wichtigsten Nachrichten aus.
Probieren Sie es einfach aus
Bei den verbleibenden E-Mails in Ihrem Posteingang handelt es sich aller Wahrscheinlichkeit nach um wesentliche Nachrichten. Um diese so schnell wie möglich anzugehen, erledigen Sie sofort alles, was weniger als fünf Minuten dauert. Und gewöhnen Sie sich an, eine Antwort-Mail ebenfalls innerhalb von fünf Minuten zu erstellen. Beschränken Sie sich auf maximal fünf Sätzen für jede Antwort. Oft genügt sogar eine kürzere Mail. Probieren Sie es aus und stellen Sie fest, wie Sie bereits mit diesen vier einfachen Regeln Ihren Posteingang in den Griff bekommen.
(Quelle: www.chip.de)
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