Das "Eisenhower-Prinzip" - Oder die "Getting-things-done-Methode"

Nicht nur die umfassende Formulierung einer Aufgabe in Inhalt, Person, Ziel, Umfang und Termin, sondern auch die entsprechende Priorisierung ist wichtiger Bestandteil des Aufgabenmanagements.

 

Ein einfaches, praktisches Hilfsmittel bildet das auf Dwight D. Eisenhower (1890 - 1969) zurückgehende Entscheidungsraster, insbesondere wenn schnell entschieden werden muss, welchen Aufgaben der Vorzug einzuräumen ist.

Prioritäten werden nach den Kriterien:

  • Wichtigkeit und
  • Dringlichkeit gesetzt.

Je nach hoher und niedriger Wichtigkeit oder Dringlichkeit einer Aufgabe lassen sich vier Möglichkeiten der Bewertung und (anschließenden) Erledigung von Aufgaben unterschieden:

  • A-Aufgaben: Aufgaben, welche sofort zu erledigen sind.
  • B-Aufgaben: Die Erledigung sollte zu terminierten Zeiten stattfinden.
  • C-Aufgaben: Aufgaben, welche ggf. delegiert werden können.

>> Siehe auch das Diagramm oben rechts.

Mehr zum Thema "Selbstmanagement" können Sie auch im Wikipedia-Artikel "Getting Things Done" nachlesen.

 

Checkliste für das Durcharbeiten von Aufgaben

(Quelle: www.wikipedia.de)

Hier werden die Elemente des Eingangs durch das System geschleust. Beim Durcharbeiten muss man sich unter anderem folgende Fragen stellen, welche zur korrekten Einordnung der Elemente im System führen:

 

Worum handelt es sich?

  • Kann jetzt etwas unternommen werden?
  • Was ist der nächste Schritt?
  • Wie lange dauert diese Tätigkeit?
  • Erledige ich die Tätigkeit selbst?

 

Beim Durcharbeiten gibt es folgende Richtlinien:

  • Fang oben im Eingangskorb an
  • Schleuse immer nur ein Element durchs System
  • Lege ein Element nie in den Eingangskorb zurück

 

falls eine Handlung erforderlich ist,

  • führe sie sofort durch, wenn sie weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt,
  • delegiere sie oder
  • verschiebe sie als „nächsten Schritt“ auf eine der Kontextlisten

 

falls keine Handlung erforderlich ist,

  • archiviere es als Referenzmaterial,
  • wirf es in den Müll oder
  • kennzeichne es als „Vielleicht/Irgendwann“

 

Checkliste für eine Gesprächsvorbereitung:

Was ist das Thema und vor allem das Ziel des Gesprächs?

Wer sind die richtigen Teilnehmer?

Zeitlichen Rahmen und Ort bestimmen. (Wann, wie lange, wo?)

  • Aktuelle Problemstellung?
  • Gewünschte Situation?
  • Notwendige Naßnahmen zur Zeilerfüllung? (bitte mindestens einen besser zwei Lösungsvorschläge mitbringen)
  • Mittel zur Zielerfüllung? (Dienstleistungen, Lizenzen, weitere Kosten,...)

Die oben genanten Punkte wirken noch besser, wenn diese kurz und prägnant verschriftlicht werden.

 

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