Das OHIO-Prinzip: Einmal sehen, sofort erledigen

Hinter dem OHIO-Prinzip („Only handle it once“) steckt ein simpler, aber effektiver Produktivitäts-Trick, der vor allem das eigene E-Mail-Management spürbar erleichtern kann. Die Philosophie: Was man einmal „in die Hand“ nimmt, wird auch sofort erledigt – nicht priorisiert oder aufgeschoben.

Wie Experten herausgefunden haben, erfordern nämlich im Schnitt rund 80 Prozent aller E-Mails keinerlei Interaktion vom Empfänger. Entsprechend sinnvoll ist es, die Spreu vom Weizen zu trennen und dabei den Graben zwischen Entschluss auf der einen und der Erledigung auf der anderen Seite möglichst schmal zu halten.

Entscheiden Sie also sofort, was mit einer eingehenden E-Mail zu tun ist – am besten über die Betreffzeile. Ist der Inhalt relevant und erfordert er eine Antwort? Dann schreiben Sie sie sofort. Ist der Inhalt relevant, erfordert jedoch die Expertise eines anderen Mitarbeiters? Dann delegieren Sie sie sofort. Andernfalls: Löschen.

Durch das sofortige Erledigen wird verhindert, dass man wichtige Aufgaben zunächst aufschiebt und irgendwo ablegt, nur um sie später mühsam suchen und gegebenenfalls nochmal lesen zu müssen.

 

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