Als eine Art „Spin-off“ der populären Getting-Things-Done-Methode von David Allen ist das System „43 Folders“ hervorgegangen. Das klingt hip, allerdings verbirgt sich dahinter erst mal nicht mehr als eine physische Wiedervorlage, die alle Aufgaben in ein verlässliches, auf Tages- und Monatsbasis erstelltes Erinnerungssystem überführt.
Eine solche Wiedervorlage gibt es in Mappenform mit 43 Fächern, jeweils zwölf für die Anzahl der Jahresmonate und 31 für die Anzahl der Monatstage. Die Idee ist, all die Dinge, die Sie für den jeweiligen Kalendertag (oder Monat) brauchen, vorab in die entsprechenden Fächer einzusortieren. Das können beispielsweise Dokumente für Ihr nächstes Meeting, ein Konzertticket, ein Termin beim Kunden oder eine Notiz für die rechtzeitige Kündigung eines Abonnements sein. Aufgaben, die noch im laufenden Monat bearbeitet werden müssen, sortieren Sie in die jeweilige Tagesmappe, alles andere in die entsprechende Monatsmappe. Immer am letzten Tag des Monats werden die Dokumente aus der Monats- in die Tagesmappe umsortiert.
Der Clou: So weiß man schon zum Feierabend, was der nächste Tag bringt und hat alle wichtigen Dokumente sicher zur Hand.
Vor diesem Hintergrund erfordert die „43-Folders“-Methode nachvollziehbarerweise jedoch viel Disziplin. Empfehlenswert ist es außerdem, die Wiedervorlage immer griffbereit am Arbeitsplatz zu haben. Die Methode eignet sich vor allem für planbare Aufgaben mit physischen Dokumenten.
Dieses Prinzip lässt sich ebenso auf die Arbeit mit digitalisierten Dokumenten optimal abbilden – z.B. mit der CRM-Lösung CAS genesisWorld, welche über ein integriertes Wiedervorlagen- und Dokumentenmanagementsystem verfügt.
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